نظام تتبع الأصول
ما هو نظام تتبع الأصول؟
تحتاج الشركات إلى تحسين ممارسات تتبع الأصول لديها، الذي يشار إليه أحيانًا باسم إدارة الأصول. ويعد تتبع الأصول أمرًا لا يقل أهمية عن إدارة المخزون، إذ تحتاج إلى معرفة الموقع والحالة وجدول الصيانة والمعلومات المهمة الأخرى، حول الأصول المادية لمؤسستك.
لذلك سنتحدث في هذا المقال عن نظام تتبع الأصول، وما نقدمه لعملائنا في هذا المجال في شركة المعالم الدولية للتقنية.
مفهوم نظام تتبع الأصول
يعرف نظام تتبع الأصول، بأنه الطريقة التي يمكن استخدامها لتتبع أصولك المادية. سواء قمت بمسح ملصقات الباركود المرفقة بها أو كنت تستخدم علامات GPS أو RFID التي تبث موقعها.
ويحل تتبع الأصول العديد من تحديات الأعمال، كما يقدم إطارًا يسمح للشركات بأن تصبح أكثر كفاءة، ويعزز النتيجة النهائية من خلال الاستفادة المثلى من الموارد الحالية لتحقيق النتائج المرجوة.
طرق تتبع الأصول
من الضروري اختيار طرق تتبع الأصول، التي يمكن أن توفر أموالك ووقت مؤسستك. وبالتالي فإن الهدف من أي نظام لتتبع الأصول هو زيادة كفاءة التحكم في الأصول وتقليل فقد المعدات والأدوات وغيرها من الأصول.
وتعمل أغلب الطرق المتوفرة من خلال استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة وملصقات الباركود والأجهزة اليديوية المحمولة لمسح الباركود وبرامج إدارة الأصول.
من ناحية أخرى، يمكنك تتبع أصولك في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى تخطيط إنتاج أكثر كفاءة وتقليل وقت التوقف عن العمل. كما يتيح برنامج الإدارة المناسب للمؤسسات جدولة الصيانة أو الخدمة الضرورية، بالإضافة إلى الصيانة الوقائية. وتشمل حلول تتبع الأصول الكاملة تقنية الباركود، مما يمكّن المؤسسات من فحص أصولها الثابتة لتتبعها بدقة وكفاءة.
الرموز الشريطية (باركود) وتتبع الأصول
تعد الرموز الشريطية (الباركود) هي المعيارالأساسي لجمع البيانات وتتبع الأصول. مما يمنح كل أصل معرّفًا فريدًا يمكن التعرف عليه وتتبعه بشكل فردي. إذ تتضمن رموز الباركود معلومات مهمة للأعمال، مثل اسم المشروع وفئة الأصول. وتقوم ماسحات الباركود بقراءة كل رمز، مما يسمح للمؤسسات بحساب الأصول بسرعة ودقة أكبر دون التعرض لخطر حدوث أي خطأ بشري.
فوائد الرموز الشريطية في تتبع الأصول
إن استخدامات الرموز الشريطية بعيدة المدى. ونتيجة لذلك فإن فوائد البرامج المستخدمة تساهم في إنشاء هذه الرموز الشريطية ومسحها ضوئيًا. وإليك أبرز فوائد الرموز الشريطية.
- إنشاء ملصقات المخزون وعلامات الأصول وتسميات العناوين والشحن وشارات التعريف والقسائم. مما يعني أنه يمكنك تصميم ملصقات مخصصة بسرعة، بما في ذلك الرموز الشريطية والنصوص والرسومات.
- تبسيط التتبع باستخدام برنامج الباركود للأرقام التسلسلية المستمرة مثل WaspLabeler + 2D الذي يسمح للمستخدم بالتسلسل التلقائي لعلامات المخزون أو الأصول لتبسيط التتبع
- التخلص من أخطاء إدخال البيانات، إذ يمكن أن تعرض البيئات سريعة الخطى عملك للأخطاء والأخطار
- تحسين الدقة باستخدام اتصال قاعدة البيانات، من خلال برنامج الباركود مثل WaspLabeler + 2D، إلى جانب توفير الوقت والمال من خلال الاتصال بقاعدة البيانات.
- تحسين كفاءات السداد بالتجزئة من خلال قوائم المنتجات المشفرة للعناصر الصغيرة أو الضخمة.
فوائد اتباع نظام تتبع الأصول
توجد العديد من الفوائد التي تعود من نظام تتبع الأصول. إذ تساهم في تحقيق منافع أكثر للمنظمات التي تنفذ عمليات إدارة الأصول الفعالة بصورة صحيحة، أبرزها ما يلي:
- تحسين الكفاءة وتقليص التكاليف
- ضبط سجلات الشركة حيث يتم إعادة تعيين المعدات بين الأقسام المختلفة، واستخدام المعلومات المحدثة عند حساب الضرائب والتكاليف لكل قسم.
- تحديد موقع الأصول بسرعة وسهولة في أي وقت
- إجراء تتبع الأصول باستخدام موارد أقل
- انخفاض التكاليف الإدارية إذ لا بحتاج المسؤولون إلى تتبع الأصول أو تحديد موقعها يدويًا
- تتبع وتقليل خسارة الأصول واستخدام الأصول بشكل أكثر فعالية
- تنمية شركتك وتوسيع نطاق تتبع الأصول الخاصة بك حسب الضرورة
- تحسين خدمة العملاء من خلال تتبع الأصول المحسنة وممارسات الإدارة
- ضمان المساءلة والدقة عند فقدان الأصول وإدارتها
- التعرف الفوري على مكان تخصيص أصولك
- تتبع الأصول بشكل صحيح استجابة للامتثال التنظيمي والسياسات في بعض الصناعات
- زيادة كفاءة وتنظيم المساحة المادية لشركتك من خلال تحديد العناصر التي يتم الوصول إليها معًا وإنشاء هيكل أفضل لنظامك المادي
- الحصول على تقارير في الوقت الفعلي عن موضع كل أصل
كيف تختار نظام تتبع الأصول المناسب لأعمالك؟
يبدأ التتبع الفعال للأصول بوضع الأساس في مكانه، مثل الأدوات والأنظمة والتطبيقات، التي تتيح تتبع الأصول والحلول البرمجية التي تبسط جمع البيانات وتحليلها.
وحتى تكون هذه العملية فعالة ومفيدة لأعمالك، يمكنك اتباع النصائح التالية:
- حدد ما تحتاج إلى تتبعه من أصول
ضع في اعتبارك أنه من المهم معرفة جدول الصيانة ووقت تشغيل المعدات ووقت تعطلها ومستخدم كل جهاز.
- ضع في اعتبارك دورة حياة إدارة المشروع الكاملة
إذا كنت تفكر في دورة حياة أحد الأصول كمشروع واحد طويل – مشروع قد يستمر لمدة تصل إلى 20 عامًا أو أكثر – يصبح من الواضح أن ما تبحث عنه، هو مشروع يبدأ بالهندسة وبناء العمليات
- حاول تقييم وتحديد أولويات متطلبات شركتك
من الضروري تحديد وترتيب أولويات متطلباتك في برامج الأصول لأجل تلبية هذه الاحتياجات. ثم قم بتقييم طريقة قياس كل منتج لمتطلباتك. وبعدها احرص على إجراء اختبار أولي يسمح لك بتجربة الميزات والتأكد من أن البرنامج مناسب.
- اكتساب الرؤية عن طريق تحديد البرامج التي تحتوي على وظيفة إعداد التقارير والتحليلات
تأكد عند تحديد أداة لنظام تتبع الأصول التي تستخدمها، من قدرتها على جمع المقاييس التي تحتاجها لقياس أداء عملياتك. علاوة على ذلك، تحقق من أنه يمكنك إخراج المعلومات من النظام بسهولة إلى لوحات المعلومات Dashboard التي يمكن لأي شخص تكوينها.
- الاستعانة بفريق عمل مختص
من الضروري أن تضمن نجاح نظام تتبع الأصول في شركتك، لذلك ستحتاج إلى فريق عمل مختص، يقدم لك أفضل الحلول الممكنة، كالتي نقدمها لعملائنا في شركة المعالم الدولية للتقنية.
ختامًا، يتيح نظام تتبع الأصول، المزيد من الدقة فيما يتعلق بتتبع أصولك المادية. لذلك لا تترددوا في التواصل معنا ومتابعة خدماتنا ومنتجاتنا عبر الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بنا.
